Erasmus+ Documentation Automation
Sistema de automatización para la generación masiva de documentación oficial del programa Erasmus+. El sistema genera 12 tipos de documentos distintos — entre ellos Convenios de Subvención, Learning Agreements para estudiantes y docentes, y documentos Europass — para tres categorías de movilidad (HE, VET y SCH), ahorrando hasta 20 minutos por documento generado.
El desafío
La organización gestionaba múltiples programas de movilidad Erasmus+ con tres categorías distintas: educación superior (HE), formación profesional (VET) y educación escolar (SCH). Para cada participante era necesario generar hasta 4 documentos oficiales diferentes, cada uno con su propio formato, campos específicos y requisitos de contenido.
Este proceso se realizaba manualmente, requiriendo que el personal completara plantillas una por una, extrayendo datos de distintas fuentes y adaptando el contenido según el tipo de movilidad. El tiempo invertido por documento era de aproximadamente 20 minutos, lo que representaba una carga operativa considerable al escalar a decenas o cientos de participantes.
El desafío técnico principal fue unificar fuentes de datos heterogéneas en Google Sheets, conectarlas con las plantillas de Google Docs, y utilizar LLMs para generar el contenido narrativo requerido en algunos documentos, garantizando coherencia y calidad en la salida.
La solución
Se diseñó una arquitectura centralizada en Google Sheets como fuente de verdad, con hojas interconectadas que consolidan los datos de cada participante y programa.
Google Apps Script fue utilizado para la orquestación local y el manejo de los eventos de trigger dentro del ecosistema de Google. n8n coordinó los flujos de mayor complejidad, conectando las fuentes de datos con las APIs de Google Docs y los modelos de lenguaje.
Para cada una de las 3 categorías (HE, VET, SCH) se configuraron plantillas de Google Docs con campos dinámicos que el sistema reemplaza automáticamente con los datos del participante. Los 4 tipos de documentos generados son:
- Convenio de Subvención — Acuerdo formal entre la organización y el participante.
- Learning Agreement (Estudiantes) — Plan de aprendizaje acordado para movilidad estudiantil.
- Learning Agreement (Docentes) — Plan de actividades para movilidad de personal docente.
- Documento Europass — Registro de competencias y movilidad en formato europeo estándar.
Los LLMs fueron utilizados para generar y adaptar secciones narrativas de los documentos según el tipo de movilidad y perfil del participante.
Resultados
- Generación automática de 12 tipos de documentos (4 documentos × 3 categorías).
- Reducción de hasta 20 minutos de trabajo manual por documento generado.
- Para un programa con +600 participantes, el sistema ahorra aproximadamente 200 horas de trabajo administrativo.
- Eliminación de errores de transcripción al centralizar los datos en una única fuente.
El problema: documentación oficial que no escala
Gestionar un programa Erasmus+ implica mucho más que coordinar viajes y becas. Cada participante requiere un conjunto de documentos oficiales — y hay que generarlos para decenas o cientos de personas, con tres variantes según el tipo de programa.
El proceso manual era claro: abrir la plantilla, buscar los datos del participante en distintas hojas o archivos, completar cada campo, revisar, guardar, repetir. Veinte minutos por documento. Multiplicado por 4 documentos. Multiplicado por cada participante.
La solución: una fábrica de documentos
El sistema tiene una premisa simple: todos los datos en un solo lugar, todos los documentos generados automáticamente desde ahí.
Google Sheets actúa como la base de datos central. Cada fila es un participante, cada columna un dato relevante. Google Apps Script y n8n orquestan el proceso: cuando se activa la generación, el sistema toma los datos, selecciona las plantillas correspondientes según la categoría (HE, VET o SCH), reemplaza los campos dinámicos y produce los documentos finales listos para firmar.
Para los campos que requieren texto narrativo adaptado al contexto — como objetivos de aprendizaje o descripción de actividades — se utilizan LLMs para generar contenido coherente y apropiado según el perfil del participante.
12 documentos, sin esfuerzo manual
El resultado son 12 combinaciones de documentos (4 tipos × 3 categorías) que antes requerían trabajo manual ahora se generan en segundos. El personal administrativo pasó de completar plantillas a simplemente revisar y aprobar.